Ihr Unternehmen steht kurz vor dem Start eines Veränderungsprogramms und Sie wurden mit dessen Leitung betraut. Das Erste, was Ihnen in den Sinn kommt, ist: „Was nun und wo fange ich an?“ In diesem Beitrag finden Sie hilfreiche Tipps, um Ihre Reise zu beginnen und häufige Fallstricke zu vermeiden.

Beginnen Sie mit der Frage nach dem „Warum?“

Auch wenn es Sie vielleicht drängt, sofort mit der Planung zu beginnen und unmittelbar loszulegen, ist es die Zeit und Mühe wert herauszufinden, warum Ihre Organisation diese Reise antreten will. Ohne eine solide Grundlage können selbst die am sorgfältigst geplanten Schritte das erwartete Ergebnis verfehlen. Die Palette möglicher Gründe reicht von Wachstums- oder Effizienzsteigerung, dem Erschließen ungenutzter Potenziale, bis hin zur Reaktion auf externe Marktkräfte. Fragen Sie die wichtigsten Stakeholder so lange nach dem „Warum“, bis Sie sicher sind, dass Sie bei den wahren Gründen für den Start der Initiative angelangt sind. Und denken Sie daran, dass verschiedene Personen unterschiedliche, manchmal sogar widersprüchliche Vorstellungen von „Warum“ haben können.

Formulieren Sie eine klare Zukunftsvision

Der nächste Schritt gilt der Formulierung einer klaren Vision, die einen erreichten zukünftigen Zustand vorwegnimmt, manchmal auch als „Nordstern“ bezeichnet. Diese Vision muss so klar und inspirierend sein, dass möglichst viele Stakeholder sich gemeinsam mit Ihnen auf den Weg in diese Zukunft machen wollen. Je plastischer Sie diesen zukünftigen Zustand artikulieren können, desto eher werden die Mitarbeitenden dazu bereit sein – „Steigerung der Rentabilität um x%“ wird wahrscheinlich nicht überzeugend genug sein. Stellen Sie dann einige kritische Fragen: Ist wirklich eine umfassende Transformation erforderlich, oder reichen gezielte „chirurgische“ Maßnahmen aus? Ist die Organisation dafür bereit, oder sind vorher noch bestimmte Voraussetzungen notwendig? Sprechen wir wirklich von einer Transformation oder ist es lediglich eine weitere Restrukturierung?

Formieren Sie ein starkes Transformationsteam

Manche Unternehmen haben zwar eine klare Vision, unterschätzen aber den Umfang, Aufwand und die notwendige Entschlossenheit, die für effektiven Wandel erforderlich sind. Das Themenspektrum erstreckt sich dabei von Menschen und Kultur, über Prozesse bis hin zur Technologie. Mit einem starken „Transformation Office“ ist es möglich langfristig Kurs zu halten, auch wenn aufgrund gewonnener Erkenntnisse immer wieder Anpassungen im Programm erforderlich sind. Dabei geht der Aufgabenbereich eines Transformation Office weit über die typischen Planungs-, Überwachungs- und Berichtsfunktionen eines herkömmlichen PMO hinaus. Es sollte mit starken Persönlichkeiten besetzt werden, die im Stande sind, Veränderung voranzutreiben, sich mit Führungskräften und Mitarbeitenden auseinanderzusetzen und keine Scheu davor haben, kraftvolle Schritte zu setzen. Sorgen Sie in diesem Team für Diversität in jeder Hinsicht und seien Sie mutig genug, auch einige „Störenfriede“ innerhalb der Organisation einzubeziehen. Das Letzte, was Sie für erfolgreichen Wandel brauchen, ist Uniformität.

Schaffen Sie eine Transformations-Ökosystem

Ein solides internes und externes Ökosystem wird Ihre Veränderungsbemühungen unterstützen und vorantreiben. Dabei ist vor allem ein Netzwerk interner Change Agents und Champions von entscheidender Bedeutung. Sind diese wirklich engagiert, werden sie die relevanten Themen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens vorantreiben, andere für Veränderung begeistern und neue Denkweisen propagieren. Ziehen Sie auch die Zusammenarbeit mit externen Beratern, Technologieanbietern oder Branchenexperten in Betracht. Auch wenn Veränderung von innerhalb eines Unternehmens kommen muss, können externes Fachwissen und Ressourcen den Transformationsprozess wesentlich beschleunigen, spezifische Lücken schließen und auch hilfreich sein, den Status quo mit einem weitgehend unvoreingenommenen Blick zu hinterfragen.

Kommunizieren, teilen und engagieren Sie

Zusammenarbeit und Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens sind entscheidend für nachhaltigen Erfolg. Nehmen Sie sich die Zeit, eine umfassende Strategie zu entwickeln, wie alle Beteiligten während des gesamten Prozesses informiert und involviert bleiben. Regelmäßige Updates, Townhall Meetings, Workshops und andere interaktive Kanäle sind dabei wesentlich wirksamer als die immer wieder gerne produzierten Hochglanzbroschüren und bunten Change-Poster. Ein Forum zu schaffen, in dem auch unbequeme Fragen gestellt werden können, und diese transparent und ohne Managementjargon zu beantworten, erfordert Mut, fördert aber Akzeptanz und Engagement. Und scheuen Sie sich nicht davor, zuzugeben, dass Sie keine perfekte Antwort auf eine kritische Frage haben, wenn Sie nun einmal keine haben. Das stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und trägt zum Aufbau von Vertrauen bei.

Setzen Sie einen Fokus auf Menschen, Führung und Kultur

Für eine erfolgreiche Transformation gilt es, sich auf die Menschen und die Kultur im Unternehmen zu fokussieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeitende die Fähigkeiten erhalten, die sie für die Zukunft benötigen. Investitionen in die Entwicklung der Mitarbeitenden und die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und Schulungen sind entscheidend für den Erfolg. Führungskräfte auf allen Ebenen, die mit gutem Beispiel vorangehen, gewünschte Verhaltensweisen vorleben und sich während des gesamten Prozesses aktiv mit den Mitarbeitenden auseinandersetzen, sind von entscheidender Bedeutung für kulturellen Wandel. Schon einzelne Fälle von widersprüchlichem Führungsverhalten können einen enormen und nachhaltigen Rückschlag bedeuten. Warum sollten die Mitarbeitenden neue Praktiken und Verhaltensweisen übernehmen, wenn sie dem Führungsteam nicht wichtig erscheinen oder ihre Nichtbefolgung toleriert wird?

Erwarten und begrüßen Sie Widerstand

Widerstand gegen Veränderungen ist eine natürliche Reaktion, vor allem wenn man sich im Lauf der Zeit immer weiter vom Status quo entfernt. Ignorieren oder verurteilen Sie auf keinen Fall die „Neinsager“ und kritischen Stimmen. Diese können hilfreiche Perspektiven bieten und Ihnen beim Erkennen von Fallstricken helfen, die Sie in Ihrem Enthusiasmus vielleicht übersehen haben. Man sollte auch die Rolle von Emotionen nicht unterschätzen, wenn es um die Akzeptanz von Wandel geht. Widerstand kann darauf hindeuten, dass die Transformation einen bestimmten Punkt erreicht hat und die Menschen erkennen, dass sie sich auf ihre Arbeitsweise auswirken wird und sie damit aus ihrer Komfortzone herausholt. Selbst wenn sie mit dem Status quo unzufrieden sind und sich laufend darüber beschweren, ziehen manche Menschen diesen möglicherweise immer noch einer noch unbekannten und ungewissen Zukunft vor. Dies zu verstehen, kann Ihnen helfen, mit aufkommendem Widerstand besser umzugehen.

Machen Sie permanentes Lernen und Innovation zur Norm

Veränderung ist eine Reise und kein Ziel – nicht die Zeit, die es braucht, sondern das Ausmaß und die Auswirkungen einer Transformation sind daher das Entscheidende. Anstatt einen ursprünglich beschlossenen Plan stur auszuführen, geht es vielmehr darum, Komplexität durch kontinuierliches Lernen und daraus abgeleitetes Anpassen zu bewältigen. Das bedeutet nicht, dass die Vision oder Grundzüge des Programms laufend völlig neu definiert werden sollten. Oft ergeben sich aber neue Perspektiven, die auf keinen Fall ignoriert werden dürfen, nur um ursprünglich festgelegte Meilensteine zu erreichen. Schon innerhalb des Transformationsprogramms können dadurch die Grundsteine für eine agile und lernende Organisation gelegt werden. Innovation sollte in allen Phasen des Transformationsprozess eingebettet sein, um Kreativität und Experimentierfreude zu fördern und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, neue Ideen und Lösungen einzubringen. Dazu gehört auch der Mut zum Experimentieren und die Akzeptanz von Fehlschlägen als eine Chance zum Lernen.

Nutzen Sie Technologie und Innovation als Hebel

Technologie kann ein wichtiger Hebel bei der Transformation von Unternehmen sein. Sie allein wird Ihr Unternehmen aber nicht nachhaltig transformieren, weshalb sich dieser Punkt auch am Ende der Liste befindet. Mithilfe von Technologie können Sie Prozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und wertvolle Einblicke gewinnen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Verwechseln Sie aber den Einsatz von Tools und die Digitalisierung von Prozessen nicht mit einer „digitalen Transformation“. Davon spricht man dann, wenn „digital“ die Kultur und DNA eines Unternehmens grundlegend verändert hat.

Fazit

Der Start einer Transformation ist eine Herausforderung, vor allem, wenn Sie vorher noch nie ein derartiges Unterfangen geleitet haben. Am Anfang ist es wichtig, eine klare Vision zu definieren und zu kommunizieren, ein starkes Team zusammenzustellen und die Einbeziehung aller Stakeholder vorzubereiten. Und dann sollten Sie bereit sein, sich auf eine Reise des permanenten Lernens, gespickt mit vielen Hindernissen, einzulassen.